Иметь дело с документами приходилось каждому. То нужно писать заявление, то обращаться к кому-то с официальным письмом, то составлять акт. В любой документации указываются фамилии и инициалы участников процесса. Правила их написания часто вызывают затруднения. Раскрываем секреты делопроизводства, которые пригодятся всем.
Курс по когнитивной психологии
Ты узнаешь, почему мозг нас обманывает. Избавишься от установок, которые портят тебе жизнь. Поймешь, как повысить самооценку, распознать депрессию и справиться с тревогой.
Когда инициалы пишутся до фамилии
Для удобства и единообразия в документах у нас есть стандарты государственного образца. Правила написания инициалов отражены в Национальном стандарте. Их мы и рассмотрим подробнее.
В официальном документе есть постоянные элементы, которые называются реквизитами или грифами. Именно в них нужно указывать фамилию с инициалами. Несложно запомнить, что в грифах утверждения, согласования и подписи сначала ставятся инициалы, а затем фамилия в именительном падеже.
Утверждаю
Генеральный директор ООО «Перспектива» А. И. Степанов
Согласовано
Начальник отдела кадров И. Е. Андрейченко
Все большее распространение получает сейчас электронная подпись. Правила ее оформления те же — инициалы стоят перед фамилией.
Документ подписан электронной подписью — Ю. Н. Сергеев
Когда инициалы пишутся после фамилии
С реквизитом «Адресат» разногласий больше всего. Это из-за того, что многие находят устаревшую информацию и полагаются на нее. Когда-то в документах, адресованных физическим и юридическим лицам, инициалы проставлялись по-разному. Потом ввели ГОСТ, в соответствии с которым инициалы в обоих случаях стояли перед фамилией.
По новой инструкции, которая разработана в 2016 году, фамилия адресата пишется в винительном падеже, а инициалы ставятся после нее.
Начальнику отдела продаж Калистратову А. С.
Исполнительному директору АО «Вымпел» Сальникову М. В.
Это же правило применимо к бумажным письмам, которые отправляют «Почтой России», только в них имя и отчество нужно писать полностью, чтобы не было путаницы с доставкой.
Адрес отправителя пишется в левом верхнем углу:
От кого: Михайлова Ильи Андреевича.
Адрес получателя заполняется в правом нижнем углу:
Кому: Николаевой Галине Николаевне
При составлении библиографических списков книг или других изданий, инициалы так же ставятся после фамилии. Это нужно для удобства, чтобы распределить фамилии в алфавитном порядке.
Мянинова, Г. С. Коучинг: стратегия развития. — Воронеж, 2011. — С. 101-106.
В неофициальных записях инициалы можно писать как до фамилии, так и после нее, здесь разницы нет.
Нужен ли пробел в инициалах
Многие задумывались, ставить ли пробелы между инициалами и после них — перед фамилией. К сожалению, единых правил и ГОСТов здесь нет. Считается, что после инициалов ставится точка, поэтому они должны разделяться пробелами и между собой, и с фамилией:
Л. Н. Толстой
Но даже в крупных издательствах одни корректоры допускают написание без пробелов, другие требуют разделения. Это противоречие называют «войной правок». В советских издательствах пробелы между инициалами были, но маленькие, в типографиях их именовали «шпациями». Сейчас с распространением компьютерной техники нет никаких уменьшенных пробелов, они либо стандартные, либо отсутствуют.
Дело усложняется тем, что инициалы и фамилия должны располагаться на одной строчке, их нельзя разрывать. Получается, что слитно писать проще, ничего отделять не придется. Или можно использовать неразрывный пробел, он ставится с помощью комбинации клавиш: Ctrl+Shift+Пробел.
Итак, чтобы запомнить последовательность, упростим правила. Если вы подписываете какой-то документ, то нужно ставить инициалы перед фамилией. В случае когда вы кому-то адресуете его, ставьте инициалы после. А лучшим вариантом во время печати будет неразрывный пробел, который избавит вас и от скученности текста, и от неверных переносов.